내용증명 작성방법, 상황별 필수 기재사항과 작성 시 주의사항

빌려준 돈을 돌려받지 못했거나 계약 해지, 보증금 반환과 같은 의사를 공식적으로 전달해야 한다면 내용증명 작성방법부터 찾아보게 됩니다.

처음 작성한다면 정해진 양식이 있는지, 어떤 내용을 적어야 하는지, 내용증명만 보내도 법적 효력이 생기는지 궁금할 수 있습니다.

내용증명은 단순히 상대방에게 경고장을 보내는 절차가 아닙니다. 언제 어떤 내용의 문서를 발송했는지 증명하는 제도이므로, 감정적인 표현보다 사실관계와 요구사항, 이행기한을 명확하게 작성하는 것이 중요합니다.

이 글에서는 1️⃣내용증명의 의미와 법적 효력부터 2️⃣내용증명 작성방법, 3️⃣상황별 작성 예시, 4️⃣우체국과 인터넷을 통한 발송 절차, 5️⃣작성 시 주의사항까지 정리해 보겠습니다.

내용증명 작성방법, 내용증명이란?

내용증명은 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송했는지를 우체국이 증명하는 특수취급제도입니다. 「우편법 시행규칙」에 따라 등기우편을 전제로 우체국 창구 또는 인터넷우체국을 통해 이용할 수 있습니다.

대여금 반환이나 임대차보증금 반환을 요구하거나 계약 해지 의사를 전달할 때 내용증명을 이용하면, 이후 분쟁에서 언제 어떤 요구를 했는지 보여주는 자료로 활용할 수 있습니다.

내용증명이 증명하는 사실

내용증명을 발송하면 우체국은 제출된 원본과 등본이 같은 내용인지 확인한 뒤 발송일 등을 표시합니다. 따라서 다음과 같은 사실을 남길 수 있습니다.

• 누가 누구에게 문서를 보냈는지
• 언제 문서를 발송했는지
• 발송한 문서에 어떤 내용이 적혀 있었는지

다만 내용증명을 보냈다고 해서 문서에 적힌 주장이 모두 사실로 인정되는 것은 아닙니다. 상대방이 실제로 돈을 빌렸는지, 계약을 위반했는지와 같은 사실은 계약서와 계좌이체 내역, 대화 내용 등 다른 자료를 통해 별도로 확인해야 합니다.

내용증명 법적 효력

내용증명은 분쟁이 발생했을 때 언제 어떤 요구나 의사표시를 했는지 보여주는 자료로 활용될 수 있습니다.

내용증명만으로 돈을 받을 수는 없습니다

내용증명에는 판결이나 지급명령처럼 상대방의 재산에 강제집행할 수 있는 효력이 없습니다.
상대방이 요구에 응하지 않는다면 지급명령, 민사조정 또는 민사소송 등을 별도로 검토해야 합니다.

의사표시와 분쟁 기록을 남길 수 있습니다

내용증명은 상대방에게 요구사항을 전달하고 그 내용을 보존하는 데 의미가 있습니다.
일반적으로 다음과 같은 상황에서 활용됩니다.

• 계약 해지 또는 해제 통보
• 미지급 대금이나 대여금 반환 요구
• 임대차보증금 반환 요구
• 하자보수 또는 손해배상 요구
• 기한을 정한 계약상 의무의 이행 요청

특히 이행을 요구한 시점이 중요하다면 요구사항과 이행기한을 구체적으로 작성해야 합니다.

내용증명 작성방법, 어떤 내용을 넣어야 할까요?

내용증명에는 반드시 따라야 하는 하나의 고정된 양식이 있는 것은 아닙니다.

다만 작성 목적을 분명히 하고, 당사자 정보와 사실관계, 요구사항, 이행기한이 드러나도록 구성해야 합니다.

당사자와 제목을 명확하게 적습니다

문서 상단에는 발신인과 수신인의 성명·주소를 정확하게 작성합니다.

제목은 ‘대여금 반환 요청’, ‘임대차보증금 반환 요청’처럼 문서의 목적을 바로 알 수 있도록 적는 것이 좋습니다.

「우편법 시행규칙」에 따라 내용문서 원본과 등본, 봉투에 기재하는 발신인·수신인의 성명과 주소는 서로 일치해야 합니다.

사실관계를 시간순으로 정리합니다

본문에는 계약이나 거래가 시작된 시점부터 현재까지의 과정을 시간순으로 작성합니다.

• 계약 또는 거래가 이루어진 날짜
• 당사자 사이에 약속한 내용과 이행기
• 상대방이 이행하지 않은 부분
• 기존에 지급이나 반환을 요구한 과정
• 현재 남아 있는 채무나 분쟁 내용

감정적인 표현보다는 계약서, 입금 내역, 대화 내용 등 확인할 수 있는 자료를 기준으로 작성하는 것이 좋습니다.

요구사항과 이행기한을 구체적으로 적습니다

상대방에게 무엇을 요구하는지 명확하게 밝혀야 합니다.
금전 지급을 요구한다면 금액과 지급기한, 입금계좌를 적고, 계약 이행을 요구한다면 이행해야 할 내용과 방법을 구체적으로 작성합니다.

기한 내 이행하지 않을 경우 지급명령이나 민사소송 등 후속 절차를 검토하겠다는 내용도 넣을 수 있습니다.

상황별 내용증명 작성방법 기재사항

내용증명 작성 시 주의할 점

내용증명은 상대방에게 요구사항을 전달하는 문서이면서 향후 분쟁에서 증거로 사용될 수 있는 자료입니다.
감정적으로 작성하기보다 객관적인 사실과 확인 가능한 자료를 중심으로 정리해야 합니다.

감정적인 표현은 피해야 합니다

상대방에 대한 욕설이나 협박성 표현은 사용하지 않는 것이 좋습니다.
확인되지 않은 사실을 단정하거나 상대방을 범죄자로 표현하는 것도 또 다른 분쟁의 원인이 될 수 있습니다.

요구사항은 구체적으로 작성합니다

‘빠르게 처리해 달라’는 표현보다는 정확한 이행기한을 날짜로 명시하는 것이 좋습니다.

금전을 청구한다면 원금과 이자, 비용을 구분하고 각각의 계산 근거도 함께 적어야 합니다. 여러 가지 요구사항이 있다면 번호를 붙여 항목별로 정리하면 상대방이 이행해야 할 내용을 명확하게 확인할 수 있습니다.

발송 이후의 절차도 준비합니다

내용증명을 발송한 뒤에는 상대방의 답변과 이행 여부를 확인해야 합니다.

발송한 내용증명과 배달증명, 계약서, 계좌이체 내역, 대화 내용도 함께 보관하는 것이 좋습니다.

상대방이 기한 내 요구에 응하지 않는다면 지급명령, 민사조정 또는 소송을 검토할 수 있습니다. 청구금액이 크거나 계약관계가 복잡하다면 내용증명을 발송하기 전에 작성 내용과 후속 절차를 확인할 필요가 있습니다.